Günlük hayatımızda sıkça kullandığımız bir kavramdır yedek parça. Ancak genellikle araçlarla ilişkilendiririz bu kavramı. Lastik patladığında bagajdaki yedek lastik hayat kurtarır. Peki ya iş dünyasında, insan hayatında, yönetim sistemlerinde de yedek parça gerekli midir?
Aslında cevap basit: Evet. Hem de fazlasıyla. Ama burada yedek parça dediğimiz şey, somut bir metal değil. Bazen bir insan, bazen bir fikir, bazen de iyi yazılmış bir prosedür olabilir.
İnsan Bedeninde Yedek Parça Mantığı
İnsan vücudu bile bazı sistemleri yedekli şekilde tasarlanmıştır. İkişer adet yaratılmış çok organımız bulunuyor. Göz, kulak, böbreğimiz gibi. Bir sorun olursa diğeri devreye giriyor ve sistemin aksaksız şekilde devamını temin ediyor. Akciğerlerimiz, gözlerimiz, hatta karaciğerimizin yenilenme kapasitesi… Hepsi bir tür biyolojik yedekleme değil midir?
Peki ya zihinsel ve duygusal açıdan?
Modern hayatın temposunda sadece bir beceriye bağlı kalmak, tek bir role sıkışmak ciddi risk oluşturuyor. Kendini geliştiren, farklı alanlarda bilgi sahibi olan, alternatif planlar hazırlayan bireyler; tıpkı bir aracın bagajındaki sağlam yedek lastik gibidir. Ani değişimlere, krizlere daha dirençlidirler.
Şirketlerde Yedekleme, Lüks Değil, Zorunluluktur.
Bir şirket düşünün… Her şey bir kişinin aklında. Süreçler yazılı değil, yetkiler paylaşılmamış. O kişi tatile çıktığında bile işler aksıyor. Ya bir gün tamamen ayrılırsa?
İşte tam da bu yüzden şirketlerde yedekleme operasyonel bir sigorta gibidir.
1. İnsan Yedeği - Kritik Pozisyonlar Boş Kalmasın
Hiçbir çalışan - ne kadar başarılı olursa olsun – sistemin tek taşıyıcısı olmamalı. Özellikle yöneticiler için mutlaka bir “ikinci adam” yetiştirilmeli. Bu sadece pozisyon yedeği değil, aynı zamanda bilgi transferi ve liderlik sürekliliği anlamına gelir.
2. Sistem Yedeği - Bilgi Kafalarda Değil, Belgelerde Olmalı
Bir kişinin deneyimi ya da hafızası elbette değerlidir. Ancak bu bilgiler belgelenmemişse, sürdürülebilir değildir. İş akışları, prosedürler, karar alma süreçleri şeffaf ve erişilebilir olmalı. Böylece biri eksildiğinde tüm sistem durmaz.
3. Kültürel Yedekleme - Değerleri Kişilere Bağlamama
Bazı şirketler bir kişinin karizmasıyla, enerjisiyle yürür. Ama bu risklidir. O kişi gittiğinde yapı çöker. Gerçek bir kurum kültürü; kişilerden bağımsız, yazılı olmayan ama herkesin benimsediği bir sistemle yaşar. Güven, saygı, iş birliği gibi değerler; sadece liderin değil, tüm ekibin taşıdığı unsurlar olmalı.
Yedekleme = Krize Hazırlık
Bir aracın yedek lastiği, sadece “olmazsa olmaz” diye alınmaz. Aslında bize şunu söyler: “Hayatta her zaman B planın olmalı.”
Aynı şekilde bireyler de, şirketler de; işlerin hep aynı gideceğini varsaymamalı.
• Bir yönetici ayrılabilir,
• Bir kriz çıkabilir,
• Bir teknoloji değişebilir.
Hazırlıklı olanlar, ani dönüşlerde direksiyonu kaybetmez.
Sonuç
Yedekleme bir lüks değil, bir farkındalıktır.
Hem birey olarak kendi zihnimizi, becerilerimizi yedeklemeli; hem de şirket olarak insanları, süreçleri ve kültürü sürdürülebilir hale getirmeliyiz.
Yedekleme lüks değil hayatta kalma stratejisidir.
Unutma, bir vida gevşediğinde sistemi durduran değil, sistemi ayakta tutan kişi ya da yapı olmak; işte gerçek fark orada başlar.
23 Nisan Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramınızı kutlarım. ■
